Wie benutze ich Speedule?

Vorwort:

Speedule wurde zum schnellen erstellen von Wochenplänen entwickelt. Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Nutzung sorgfältig durch. Sollten Sie dennoch Fragen haben, wenden Sie sich an die im Impressum angegebene E-Mail Adresse .

Geben Sie Ihre Daten in der unten beschriebenen Reihenfolge ein. Achten Sie darauf, die Eingaben bei Institution und Profil vollständig anzulegen.

Haben Sie sich als Institution registriert und verwalten mehrere Mitarbeitende, gehen Sie bitte im Account des Mitarbeitenden analog der Beschreibung für jeden Mitarbeitenden vor. Zuvor müssen Sie unter Mein Konto ihre gebuchten Pakete ihren Mitarbeitenden zugeordnet haben.

Institution

1. Institutionen anlegen

   1. unter Institution hinzufügen erstellen Sie zuerst Ihre Institutionen mit den verschiedenen Zweigstellen, falls den Institutionen mehrere Zweigstellen zugewiesen werden sollen und wählen die für die Institution benötigten Zeiteinheiten aus.

      Institutionelle Nutzer*innen müssen ihren Mitarbeitenden hier die Zweigstellen zuordnen, an denen diese tätig sind!

      Tipp: Hat ihre Institution lediglich Zweigstellen in unterschiedlichen Orten (Teilnehmer*innen kommen nicht ortsübergreifend) legen Sie für jede Zweigstelle eine eigene Institution mit den dazugehörigen Teilnehmer*innen an. (Dies gilt nicht für als Institution registrierte Nutzer).

   2. unter Zweigstelle hinzufügen können Sie nachträgliche Zweigstellen erstellen. Bitte Institutionsauswahl beachten!

   3. unter bearbeiten können Institutionen und Zweigstellen bearbeitet werden, hierzu auswählen.

   4. zum Löschen der Institution, diese markieren und löschen.

Achtung: mit dem Löschen der Institution werden ALLE Daten der Institution gelöscht. Diese

können nicht wieder hergestellt werden.

5. unter Fahrzeiten hinterlegen geben Sie die benötigte Fahrzeit zwischen Institutionen/Zweigstellen ein .

Tipp: geben Sie die Fahrzeiten immer ein. Im Falle einer Terminverlegung mit Institutions/Zweigstellenwechsel werden diese benötigt.

Profil

2. Profil anlegen

1. unter Profil Ihre Fachbereiche sowie ein Foto hinzufügen. Mit einem Foto stellen Sie einen persönlicheren Kontakt zu den Teilnehmer*innen her.

2. unter Arbeitsrahmen festlegen geben Sie die Zeiträume ein, zu denen Sie in der jeweiligen Institution/ Zweigstelle arbeiten möchten. Hierzu wählen sie die Institution/Zweigstelle durch markieren aus. Mit dem Button „weitere Zeiten hinzufügen“ können mehrere Zeitfenster je Tag festgelegt werden. Anschließend unter Pausen festlegen die Pausen der Zweigstelle/Institution eintragen. Die Dauer (z.B.15Min.) der Pause und den gewünschten Zeitrahmen angeben, zu dem die Pause stattfinden soll (z.B. zwischen 15Uhr und 17 Uhr). Durch markieren der Pause und „Pause hinzufügen“ kann ein weiteres Zeitfenster festgelegt werden. Die Pause wird in eines der beiden Zeitfenster gelegt.

Hinweis: Die Pausendauer muss den Termineinheiten der Institution entsprechen.

4. Zum Löschen der Pause, diese markieren.

Achtung: Pausen schränken die Ergebnisfindung ein. Pausen die dazu führen, dass Teilnehmer*innen oder Kurse nicht untergebracht werden können, werden nicht berücksichtigt.

Hinweis:

„Schulstunden“ zeigt ihnen die Summe der Einheiten (45 Minuten)an.

Das „Zeit-Soll“ zeigt ihnen die Summe der benötigten Stunden(60 Minuten) aller Teilnehmer*innen, Pausen, Gruppen und Kurse der Institution an.

Das „Mindest-Zeit-Soll“ zeigt ihnen die benötigte Stundenzahl anhand der Teilnehmer*innen an, welche nur zu dieser Zweigstelle kommen können.

Im „ Arbeitszeit-IST“ wird die Stundensumme(60 Minuten) ihres Arbeitszeitrahmens der Institution/Zweigstelle angezeigt.

Teilnehmer*innen/Kurse

3. Teilnehmer*in /Kurse anlegen

   1. unter Teilnehmer*in hinzufügen legen Sie ihre Teilnehmer*innen an. Teilnehmer*innen die Gruppentermine erhalten, mit der Gesamtzeit der Gruppe anlegen. Teilnehmer*innen die Termine im 14-tägigem Wechsel erhalten sollen, mit der Wochenstundenzahl anlegen also mit z.B. 30 Min. wenn der/die Teilnehmer*in 30 Minuten alle 14 Tage erhalten soll. Für Teilnehmer*innen die keinen Einzeltermin erhalten, sondern nur an einem Kurs teilnehmen: „nur Kursteilnehmer*in“ auswählen. Für die Kontaktdaten können mit dem Button „ Kontakt hinzufügen“ weitere Kontaktfelder erstellt werden. Mit Neue/r Teilnehmer*in kann unmittelbar der/die nächste Teilnehmer*in angelegt werden.

      Neu:

      Teilnehmer*innen können jetzt auch mit der Form 2 x/3x pro Woche angelegt werden.

      Sicherheitskopien ihrer Teilnehmendendaten können mit Download CSV / Import CSV unter Mein Konto/Daten erstellt werden. Dies ermöglicht auch eine schnellere Eingabe der wichtigsten Teilnehmendendaten ( Format beachten !).

2. unter Kurs hinzufügen können Kurse wie z.B. Instrumentenkarussell, Ensembles usw. angelegt werden. Wollen Sie den Kursen Teilnehmer*innen zuordnen, diese zuerst markieren. Haben die Teilnehmer*innen des Kurses keine gemeinsamen Zeiten, erscheint ein rotes X unter Zeiten. Ein grüner Haken zeigt, dass ein gemeinsamer Termin möglich ist. Die Teilnehmer*innen werden mit der Kontakt - Email und App - ID zugeordnet und erhalten alle Benachrichtigung an den Kurs.

   Bitte Punkt 7 „Kurszeitfenster“ beachten!

3. Gruppe hinzufügen erhalten Teilnehmer*innen Gruppentermine oder sind alle 14 Tage im Wechsel eingeteilt: markieren Sie die Teilnehmer*innen die eine Gruppe bilden sollen und klicken auf Gruppe hinzufügen: die Gruppe wird angelegt. Haben die Mitglieder der Gruppe keine gemeinsamen Zeiten, erscheint ein rotes X unter Zeiten. Ein grüner Haken zeigt, dass ein gemeinsamer Termin möglich ist.

4. unter Teilnehmer*innen verbinden können Teilnehmer*innen gezielt nacheinander eingeteilt werden. Teilnehmer*in markieren und auf Teilnehmer*innen verbinden klicken. Die Gruppe „ verbundene Teilnehmer*innen“ kann erstellt werden. Mit der Auswahl Überlappung können Sie wählen, wie sich die möglichen Zeitfenster der Teilnehmer*innen überschneiden sollen. Haben die Mitglieder der Gruppe keine gemeinsamen Zeiten, erscheint ein rotes X unter Zeiten.

Achtung: verbundene Teilnehmer*innen erschweren die Einteilung der Teilnehmenden. Falls nicht alle Teilnehmenden eingeteilt werden können, Verbindung durch Löschen lösen. Hierzu Verbindung markieren und löschen.

5. Bearbeiten Wählen Sie den Teilnehmer*in/ Kurs/ Gruppe/ verbundene Teilnehmer*innen zum bearbeitet aus.

6. Löschen Zum Löschen von Einträgen diese markieren und löschen.

Achtung: gelöschte Daten können nicht wieder hergestellt werden!

7. unter Kurszeitfenster entweder feste Zeiten oder Zeitfenster eingeben, zu denen der Kurs stattfinden soll, dazu Kurse markieren unter „Kurszeitfenster“.

8. unter Terminanfrage Ansicht sehen Sie das Anfrage - Fenster in welches der Teilnehmende über E-Mail Benachrichtigung direkt seine Zeitfenster eingeben kann. Sie können hier auch direkt die Zeiten eingeben, den Teilnehmenden dazu auswählen.

9. Terminanfrage senden: wählen Sie die Institutionen/ die Teilnehmer*innen aus für die eine Terminanfrage per E-Mail erfolgen soll und senden Sie eine Terminanfrage. Für Musiklehrer*innen steht Ihnen auch unsere App App-Assionato zum versenden von Nachrichten zur Verfügung. Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht einfügen. Die Teilnehmer*innen werden per Email/App-Assionato benachrichtigt und gebeten ihre möglichen Zeiten einzutragen. Der/Die Nutzer*in bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an seine/ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Achtung: Mit dem Senden der Anfrage werden früher eingetragene Termine gelöscht

10. Nachricht senden: wählen Sie die Institutionen/ die Teilnehmenden aus, an die eine Nachricht per E-Mail oder App-Assionato gesendet werden soll. Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht einfügen. Der/Die Nutzer*in bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an seine/Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

11. Mit der Auge Funktion erhalten Sie einen Überblick aller Informationen zu den Teilnehmenden.

Hinweis: Um App-Assionato Nachrichten versenden zu können, muss die eigene App - ID unter "Mein Konto" hinterlegt sein!

Allgemein:

Sind alle Daten eingetragen ist dies an einem grünen Haken im entsprechenden Feld erkennbar. Fehlende Daten sind durch ein rotes X gekennzeichnet. Durch berühren mit dem Cursor werden die Inhalte angezeigt.

Wochenplan

4. Wochenplan erstellen

1. unter Wochenplan anlegen legen Sie nun einen neuen Wochenplan an.

Anmerkung: Als Hauptplan wird der Plan bezeichnet der später zum Verlegen von Terminen als Basis dient. Der Plan kann jederzeit durch markieren in der Auswahlbox geändert werden.

2. Wochenplan übernehmen (den gewünschten Plan auswählen). Es wird der ausgewählte Wochenplan soweit die Teilnehmendeneinträge passend sind übernommen und bei der anschließenden Berechnung versucht möglichst viele Termine des Planes beizubehalten. Sollten nicht Alle Teilnehmer*innen eingeteilt werden können, bitte neuen Plan erstellen und erneut ohne Wochenplan übernehmen berechnen.

Bitte Hinweis Vorwort beachten!

3. Wochenplan auswählen der ausgewählte Plan wird angezeigt.

4. Wochenplan berechnen den (neu erstellten) angezeigten Wochenplan berechnen.

Teilnehmer*innen und Gruppen die nicht eingeteilt werden konnten, werden unterhalb des Wochenplans aufgelistet. Sollten bei erneuter Berechnung des selben Plans Teilnehmer*innen nicht eingeteilt werden können, bitte neuen Plan anlegen und berechnen!

Achtung: Punkt 4.9 Teilnehmer*innen/Kurs tauschen beachten!

5. Wochenplan versenden

Die gewünschten Teilnehmer*innen/Institutionen am Plan auswählen, wenn gewollt persönliche Nachricht im Textfeld eingeben (z.B. Info zu Raum usw.) und Plan versenden.

Jeder Teilnehmende erhält seinen individuelle Termin und die Nachricht des Textfeldes.

6. Wochenplan drucken hierzu die Teilnehmenden/Institutionen die im Ausdruck erscheinen sollen am Wochenplan auswählen.

7. unter Wochenplan löschen können die ausgewählten Pläne gelöscht werden.

8. Nachricht senden: wählen Sie die Institutionen/ die Teilnehmenden im Plan aus, an die eine Nachricht per E-Mail/App-Assionato gesendet werden soll. Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht einfügen. Der/Die Nutzer*in bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an seine/ihre E-Mail-Adresse gesendet.

9. Teilnehmer*in/Kurs tauschen: markieren Sie den gewünschten Teilnehmer*in/Kurs/Gruppe im Plan. Im Popup erscheinen Teilnehmer*innen/Kurse/Gruppen mit denen direkt oder indirekt getauscht werden kann.

   Neu:

   Werden zwei Teilnehmende markiert werden diese direkt getauscht, soweit dies im Rahmen der eingetragenen Teilnehmendenzeiten möglich ist.

   Mit der Auge Funktion können sämtliche Zeiten des Arbeitsrahmens sichtbar gemacht werden(bis 1Min.Raster). Dadurch ist freies tauschen im Minutenraster möglich.

10. unter Teilnehmer*in/Kurs einfügen: können neue Teilnehmer*innen im laufenden Schuljahr im bestehenden Plan integriert werden. Hierzu Teilnehmer*in unter „Es fehlen“ markieren. Es werden mögliche Teilnehmer*innen/Zeiten angezeigt.

    Neu:

    Mit der Auge Funktion können sämtliche Zeiten des Arbeitsrahmens sichtbar gemacht (bis 1Min Raster) werden und Teilnehmer*innen durch markieren des Teilnehmenden und sowie der freien Zeit direkt eingetauscht werden. Dies ist auch in neue Tage möglich.

Achtung : Möchten Sie den Ursprungsplan wieder nutzen, legen Sie bitte eine Plankopie an.

Diese finden Sie unter Wochenplan auswählen.

Tipp: Kann ein/e Teilnehmer*in zum alten Zeitfenster nicht mehr zum Termin kommen, neues Zeitfenster entweder direkt oder durch Terminanfrage eintragen und anschließend über die Tauschfunktion im Wochenplan prüfen, mit wem getauscht werden kann.

5. Verlegemanager

1. um den Verlegemanager nutzen zu können, muss unter Wochenplan ein Hauptplan ausgewählt sein.

2. Verlegeplan anlegen: die Daten von (Woche Anfang) auf (Woche Ende) d.h. 1.Tag und letzter Tag des Verlege – Zeitraums, sowie auf (Tag Anfang) bis (Tag Ende) d.h. 1.Tag und letzter Tag der Ersatztermine auswählen und anschließend die gewünschten Tage durch anhaken markieren. Wählen Sie die Teilnehmer*innen/Institutionen im Plan, die verlegt werden sollen aus und legen Sie ihren Arbeitsrahmen fest (für weiter Zweigstellen/Zeitfenster am selben Tag „Zeiten hinzufügen“ ) und speichern Sie Ihre Eingaben.

3. Anfrage senden: Teilnehmer*in/Institution markieren, die markierten Teilnehmer*innen werden per Email zur Zeiteineingabe aufgefordert. Im Textfeld kann eine persönliche Nachricht erstellt werden. Die Terminanfrage kann wiederholt werden durch auswählen des jeweiligen Teilnehmenden.

Sind Termine eingetragen worden, ist dies an einem grünen Haken unter „Es fehlen“ erkennbar. Liegen alle Termine vor, den Verlegeplan berechnen. Konnten nicht alle Teilnehmer*innen eingeteilt werden, Hinweis beachten!

Tipp: Werden die Stunden mehrerer Wochen verlegt, legen Sie vor der Berechnung fest, ob die Teilnehmer*innen einzelne Nachholtermine (Standard) oder Doppelstunden erhalten sollen, indem Sie unter „Termineinheit ändern“ die entsprechende Dauer festlegen. Kontrollieren Sie vor der Berechnung ob ihre Teilnehmer*innen nach dem Zeiteintrag die notwendige Anzahl an Terminen eingegeben haben (bei z.B. 2 Nachholterminen müssen an 2 Tagen Zeiten eingetragen sein), ansonsten Dauer anpassen (Doppeltermin).

4. Verlegeplan versenden: Alle im Plan ausgewählten Teilnehmer*innen erhalten eine Nachricht mit ihren individuellen Terminen.

5. Verlegeplan drucken: hierzu die Teilnehmer*innen/Institutionen die im Ausdruck erscheinen sollen am Wochenplan auswählen.

6. unter Verlegeplan löschen können die ausgewählten Pläne gelöscht werden.

7. Arbeitsrahmen bearbeiten: Der Arbeitsrahmen des ausgewählten Verlegungsplans kann verändert werden.

8. Gruppe auflösen: Für die Terminverlegung können Gruppen gelöst werden, hierzu die Gruppe markieren. Dies ist nur für den Verlegetag gültig.

9. Termineinheit ändern: Für den Verlegetag kann die Terminseinheit verändert werden. Teilnehmer*in hierzu auswählen.

10. Direkteingabe Zeiten: der/die Nutzer*in kann direkt Zeiten für seine Teilnehmer*innen und Kurse festlegen.

11. Absagemanager: Teilnehmer*innen/Institutionen auswählen. Speedule unterstützt sie bei der Absage von Terminen.

12. Nachricht senden: wählen Sie die Institutionen/ die Teilnehmer*innen aus, an die eine Nachricht per E-Mail/App gesendet werden soll. Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht einfügen. Der/Die Nutzer*in bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an ihre E-Mail-Adresse gesendet.

13. Teilnehmer*in Kurs tauschen: markieren Sie den gewünschten Teilnehmer*in/Kurs/Gruppe im Plan. Im Popup erscheinen Teilnehmer*innen/Kurse/Gruppen mit denen direkt oder indirekt getauscht werden kann.

    Neu:

    Auge Funktion

14. Plan schließen: im angezeigten Verlegeplan werden alle Teilnehmer*innen ohne Zeiteintrag mit „keine Zeit“ markiert.

Achtung: Gruppen und Kurse werden nur im Wochenplan eingeteilt, wenn die gesamte Gruppe bzw. Kurs gemeinsame Zeiten hat.

Alle Funktionen sind jeweils für den im Verlegemanager angezeigten Verlegeplan gültig.

6. Wochenplanauswahl

unter Hauptplan wird ihr festgelegter Wochenplan angezeigt (der üblicherweise gültige Plan).

unter Aktuell wird der Wochenplan der aktuellen Woche inkl. Terminverlegungen angezeigt.

unter Kalenderwoche wird der jeweilige Plan dieser Woche angezeigt.

7. MeinKonto

   unter Mein Konto können Sie alle Daten Ihres Accounts downloaden (Download TXT). Sicherheitskopien ihrer Teilnehmendendaten können mit Download CSV / Import CSV erstellt werden. Dies ermöglicht auch eine schnellere Eingabe der wichtigsten Teilnehmendendaten ( Format beachten !).

   Nutzen Sie App-Assionato, muss hier die 9-stellige App-Assionato Id hinterlegt werden, um Nachrichten und Terminanfragen/Mitteilungen an die App senden zu können. Hier kann auch eine abweichende E-Mail-Adresse hinterlegt werden, welche bei Nachrichten und Terminanfragen/Mitteilungen angegeben wird (Der E-Mail Versand erfolgt über eine Speedule E-Mail-Adresse).

   Ihr gebuchtes Paket wird angezeigt.

   Achtung: Institutionen können unter Mein Konto ihre gebuchten Pakete ihren Mitarbeitenden zuordnen!