Wie
benutze ich Speedule?
Vorwort:
Speedule
wurde zum schnellen erstellen von Stundenplänen entwickelt.
Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Nutzung sorgfältig
durch. Sollten Sie dennoch Fragen haben, wenden Sie sich an die im
Impressum angegebene E-Mail Adresse .
Geben
Sie Ihre Daten in der unten beschriebenen Reihenfolge ein. Achten Sie
darauf, die Eingaben bei Schulen und Lehrkraft vollständig
anzulegen.
Schulen
Schulen
anlegen
unter
Schule
hinzufügen erstellen
Sie zuerst Ihre Schulen mit den verschiedenen Unterrichtsorten,
falls der Schule mehrere Orte zugewiesen werden sollen
und wählen die für die Schulen benötigten Unterrichtseinheiten aus.
Tipp: Hat ihre Schule lediglich Zweigstellen in unterschiedlichen Orten ( Schüler kommen nicht ortsübergreifend)
legen Sie für jeden Ort eine eigene Schule mit den dazugehörigen Schülern an.
unter
Unterrichtsort hinzufügen
können Sie nachträgliche Unterrichtsorte erstellen. Bitte
Schulauswahl beachten!
unter
bearbeiten können
Schulen und Orte bearbeitet werden, hierzu auswählen.
zum
Löschen der Schule,
diese markieren und löschen.
Achtung: mit dem
Löschen der Schule werden ALLE
Schülerdaten der Schule gelöscht. Diese
können
nicht wieder hergestellt werden.
unter
Fahrzeiten hinterlegen
geben Sie die benötigte Fahrzeit zwischen Schulen/Orte ein .
Tipp:
geben Sie die Fahrzeiten immer ein. Im Falle einer
Unterrichtsverlegung mit Schulwechsel werden diese benötigt.
Lehrkraft
Lehrkraft
anlegen
unter
Lehrkraft Ihre
Fächer sowie
ein Foto
hinzufügen. Mit einem Foto stellen Sie einen persönlicheren
Kontakt zum Schüler her.
unter
Arbeitsrahmen festlegen
geben Sie die Zeiträume ein, zu denen Sie in der jeweiligen
Schule/ Ort arbeiten möchten. Hierzu wählen sie die
Schule/Ort durch markieren aus. Mit dem Button „weitere
Zeiten hinzufügen“ können mehrere Zeitfenster je
Tag festgelegt werden. Anschließ unter
Pausen festlegen
die Pausen der Orte/Schule eintragen.
Die Dauer (z.B.15Min.) der Pause und den
gewünschten Zeitrahmen angeben, zu dem die Pause stattfinden
soll (z.B. zwischen 15Uhr und 17 Uhr). Durch
markieren der Pause und „Pause hinzufügen“ kann
ein weiteres Zeitfenster festgelegt werden. Die Pause wird in
einem der beiden Zeitfenster gelegt.
Hinweis:
Die Pausendauer muss den Unterrichtseinheiten der Schule entsprechen
Zum
Löschen der
Pause, diese markieren
Achtung:
Pausen schränken die Ergebnisfindung ein. Pausen die dazu
führen, dass Schüler oder Kurse nicht untergebracht
werden können, werden nicht berücksichtigt.
Hinweis:
„Schulstunden“
zeigt ihnen die Summe der Unterrichtsstunden (45 Minuten)an
Das
„Zeit-Soll“
zeigt ihnen die Summe der benötigten Stunden(60 Minuten) aller
Schüler, Pausen, Gruppen und Kurse der Schule an.
Das
„Mindest-Zeit-Soll“
zeigt ihnen die benötigte Stundenzahl anhand der Schüler
an, welche nur zu diesem Unterrichtsort kommen können.
Im
„ Arbeitszeit-IST“
wird die Stundensumme(60 Minuten) ihres Arbeitszeitrahmens der
Schule/Unterrichtsorte angezeigt.
Schüler/Kurse
Schüler
/Kurse anlegen
unter
Schüler hinzufügen legen
Sie ihre Schüler an. Schüler die Gruppenunterricht
erhalten, mit der Gesamt-Unterrichtszeit der Gruppe anlegen.
Schüler die in 14-tägigem Wechsel Unterricht erhalten
sollen, mit der Wochenstundenzahl anlegen also mit z.B. 30 Min.
wenn der Schüler 30 Minuten alle 14 Tage erhalten soll.
Schüler die keinen Instrumentalunterricht erhalten, sondern
nur an einem Kurs teilnehmen: „nur Kursteilnehmer“
auswählen. Für die Kontaktdaten können mit dem
Button „
Kontakt hinzufügen“ weitere Kontaktfelder erstellt
werden. Mit Neuer Schüler kann unmittelbar der nächste Schüler angelegt werden.
Neu:
Sicherheitskopien ihrer Schülerdaten können mit Download CSV / Import CSV unter Mein Konto/Daten erstellt werden.
Dies ermöglicht auch eine schnellere Eingabe der wichtigsten Schülerdaten ( Format beachten !)
unter
Kurs hinzufügen
können Kurse wie z.B. Instrumentenkarussell, Ensembles usw.
angelegt werden. Wollen Sie den Kursen Schüler zuordnen, diese
zuerst markieren. Die Schüler werden mit der Kontakt - Email
zugeordnet und erhalten beim Stunden - Verlegen eine Nachricht.
Bitte Punkt 7 „Kurszeitfenster“ beachten!
Gruppe hinzufügen
erhalten Schüler
Gruppenunterricht oder sind alle 14 Tage im Wechsel eingeteilt:
markieren Sie die Schüler die eine Gruppe bilden sollen und
klicken auf Gruppe hinzufügen: die Gruppe wird angelegt.
Haben die Mitglieder der Gruppe keine gemeinsamen Zeiten, erscheint
ein rotes Kreuz unter Zeiten. Ein grüner Haken zeigt, dass ein
gemeinsamer Termin möglich ist.
unter
Schüler verbinden
können Schüler gezielt nacheinander unterrichtet
werden. Schüler markieren und auf Schüler verbinden
klicken. Die Gruppe „ verbundene Schüler“ kann
erstellt werden. Mit der Auswahl Überlappung können Sie
wählen,wie sich die möglichen Zeitfenster der Schüler
überschneiden sollen um z.B. gemeinsam zu musizieren. Haben
die Mitglieder der Gruppe keine gemeinsamen Zeiten, erscheint ein
rotes Kreuz unter Zeiten.
Achtung:
verbundene Schüler erschweren die Einteilung der Schüler.
Falls nicht alle Schüler eingeteilt werden können,
Verbindung durch Löschen lösen. Hierzu Verbindung
markieren und löschen.
Bearbeiten Wählen
Sie den Schüler/ Kurs/ Gruppe/ verbundene Schüler zum
bearbeitet aus.
Löschen Zum
Löschen von Einträgen diese markieren und löschen
Achtung:
gelöschte Daten können nicht wieder hergestellt werden
unter
Kurszeitfenster
entweder feste Zeiten oder Zeitfenster eingeben, zu denen der Kurs stattfinden soll,
dazu Kurse markieren unter „Kurszeitfenster“
unter
Terminanfrage online
sehen Sie das Anfrage - Fenster welches der Schüler über
E-Mail Benachrichtigung direkt bearbeiten kann. Sie können
hier auch direkt die Zeiten eingeben, den Schüler dazu
auswählen.
Terminanfrage
senden: wählen
Sie die Schulen/ die Schüler aus für die eine
Terminanfrage per
E-Mail erfolgen soll und
senden Sie eine Terminanfrage.
Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht
einfügen. Die Schüler werden per Email benachrichtigt
und gebeten ihre möglichen Zeiten einzutragen. Die Lehrkraft
bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an ihre
E-Mail-Adresse gesendet.
Achtung: Mit dem Senden der Anfrage werden früher
eingetragene Termine gelöscht
Nachricht
senden: wählen
Sie die Schulen/ die Schüler aus, an die eine
Nachricht per
E-Mail gesendet werden soll.
Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht
einfügen. Die Lehrkraft
bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an ihre
E-Mail-Adresse gesendet.
Mit der Auge Funktion
erhalten Sie einen Überblick aller Informationen zu den Schülern.
Allgemein:
Sind
alle Daten eingetragen ist dies an einem grünen
Haken im
entsprechenden Feld erkennbar. Fehlende Daten sind durch ein rotes
Kreuz
gekennzeichnet. Durch berühren mit dem Cursor werden die Inhalte
angezeigt.
Stundenplan
Stundenplan
erstellen
unter
Stundenplan anlegen
legen Sie nun einen neuen Stundenplan an.
Anmerkung: Als Hauptplan wird der Plan bezeichnet der später zum
Verlegen von Stunden als Basis dient. Der Plan kann jederzeit durch
markieren in der Auswahlbox geändert werden.
Stundenplan übernehmen
(den gewünschten Plan
auswählen). Es wird der ausgewählte Stundenplan soweit
die Schülereinträge passend sind übernommen und bei
der anschließenden Berechnung versucht möglichst viele
Stunden des Planes beizubehalten. Sollten
nicht Alle Schüler eingeteilt werden können, bitte neuen
Plan erstellen und erneut ohne Stundenplan übernehmen
berechnen.
Bitte
Hinweis Vorwort beachten
Stundenplan auswählen
der ausgewählte Plan
wird angezeigt
Stundenplan berechnen den
(neu erstellten) angezeigten Stundenplan berechnen
Schüler und Gruppen die
nicht eingeteilt werden konnten, werden unterhalb des Stundenplans
aufgelistet. Sollten bei erneuter Berechnung des selben Plans
Schüler nicht eingeteilt werden können, bitte neuen Plan
anlegen und berechnen!
Achtung: Punkt 4.9
Schüler/Kurs tauschen beachten
Stundenplan versenden
Die
gewünschten Schüler/Schulen am Plan auswählen, wenn
gewollt persönliche Nachricht im Textfeld eingeben (z.B. Info zu
Raum usw.) und Plan versenden.
Jeder Schüler erhält seine individuelle Unterrichtszeit und
die Nachricht des Textfeldes
Stundenplan drucken
hierzu die Schüler/Schulen
die im Ausdruck erscheinen sollen am Stundenplan auswählen
unter
Stundenplan löschen
können die ausgewählten Pläne gelöscht werden
Nachricht senden:
wählen Sie die Schulen/ die Schüler im Plan aus, an die eine Nachricht per E-Mail
gesendet werden soll. Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht einfügen.
Die Lehrkraft bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Schüler/Kurs
tauschen: markieren Sie den
gewünschten Schüler/Kurs/Gruppe im Plan. Im Popup
erscheinen
Schüler/Kurse/Gruppen
mit denen direkt oder indirekt getauscht werden kann.
Neu:
Werden zwei Schüler markiert werden diese direkt getauscht,
soweit dies im Rahmen der eingetragenen Schülerzeiten möglich ist,
Mit der Auge Funktion
können sämtliche Zeiten des Arbeitsrahmens sichtbar gemacht werden(bis 1Min.Raster).
Dadurch ist freies tauschen im Minutenraster möglich.
unter
Schüler/Kurs einfügen:
können neue Schüler im laufenden Schuljahr im bestehenden Plan integriert werden.
Hierzu Schüler unter „Es fehlen“ markieren. Es werden mögliche Schüler/Zeiten angezeigt.
Neu:Mit der Auge Funktion können
sämtliche Zeiten des Arbeitsrahmens sichtbar gemacht (bis 1Min Raster) werden und Schüler durch markieren
des Schülers und sowie der freien Zeit direkt eingetauscht werden. Dies ist auch in neue Unterrichtstage möglich.
Achtung
:
Möchten Sie den Ursprungsplan wieder nutzen, legen Sie bitte
eine Plankopie an.
Diese
finden Sie unter Stundenplan auswählen.
Tipp:
Kann ein Schüler zum
alten Zeitfenster nicht mehr zum Unterricht kommen, neues Zeitfenster
entweder direkt oder durch Terminanfrage eintragen und anschließend
über die Tauschfunktion im Stundenplan prüfen mit wem
getauscht werden kann.
Verlegemanager
um den Verlegemanager nutzen zu können,
muss unter Stundenplan ein Hauptplan ausgewählt sein.
Verlegeplan anlegen: die Daten von
(Woche Anfang) auf (Woche Ende) d.h. 1.Tag und letzter Tag des Verlege – Zeitraums,
sowie auf (Tag Anfang) bis (Tag Ende) d.h. 1.Tag und letzter Tag der Ersatztermine auswählen
und anschließend die gewünschten Tage durch anhaken markieren. Wählen Sie die Schüler/Schulen im Plan,
die verlegt werden sollen aus und legen Sie ihren Arbeitsrahmen fest
(für weiter Orte/Zeitfenster am selben Tag „Zeiten hinzufügen“ ) und speichern Sie Ihre Eingaben.
Anfrage senden:
Schüler/Schulen markieren, die markierten Schüler werden
per Email zur Zeiteineingabe aufgefordert. Im Textfeld kann eine
persönliche Nachricht erstellt werden. Die Terminanfrage kann
wiederholt werden durch auswählen des jeweiligen Schülers
Sind Termine
eingetragen worden, ist dies an einem grünen
Haken unter „Es fehlen“ erkennbar. Liegen alle
Termine vor, den Verlegeplan
berechnen. Konnten nicht alle Schüler eingeteilt werden, Hinweis beachten!
Tipp: Werden die Stunden mehrerer Wochen verlegt,
legen Sie vor der Berechnung fest, ob die Schüler einzelne Nachholtermine (Standard)
oder Doppelstunden erhalten sollen, indem Sie unter „Unterrichtseinheit ändern“
die entsprechende Dauer festlegen. Kontrollieren Sie vor der Berechnung
ob ihre Schüler nach dem Zeiteintrag die notwendige Anzahl an Terminen eingegeben haben
(bei z.B. 2 Nachholterminen müssen an 2 Tagen Zeiten eingetragen sein),
ansonsten Dauer anpassen (Doppeltermin).
Verlegeplan versenden:
Alle im Plan ausgewählten Schüler erhalten eine Nachricht
mit ihrer individuellen Unterrichtszeit.
Verlegeplan drucken:
hierzu die Schüler/Schulen
die im Ausdruck erscheinen sollen am Stundenplan auswählen
unter
Verlegeplan löschen
können die ausgewählten Pläne gelöscht werden
Arbeitsrahmen bearbeiten:
Der Arbeitsrahmen des ausgewählten Verlegungsplans kann
verändert werden
Gruppe auflösen:
Für die Unterrichtsverlegung können Gruppen gelöst
werden, hierzu die Gruppe markieren.Dies ist nur für den
Verlegetag gültig.
Unterrichtseinheit
ändern: Für den
Verlegetag kann die Unterrichtseinheit verändert werden.
Schüler hierzu auswählen.
Direkteingabe Zeiten:
der Lehrer kann direkt Zeiten für seine Schüler und Kurse
festlegen
Absagemanager:
Schüler/Schulen auswählen. Speedule unterstützt sie
bei der Absage von Unterrichtsstunden
Nachricht
senden: wählen
Sie die Schulen/ die Schüler aus, an die eine
Nachricht per
E-Mail gesendet werden soll.
Im Textfeld können Sie eine persönliche Nachricht
einfügen. Die Lehrkraft
bekommt zur besseren Übersicht eine Kopie an ihre
E-Mail-Adresse gesendet.
Schüler Kurs tauschen:
markieren Sie den gewünschten Schüler/Kurs/Gruppe im Plan. Im Popup erscheinen
Schüler/Kurse/Gruppen mit denen direkt oder indirekt getauscht werden kann. Neu: Auge Funktion
Plan schließen:
im angezeigten Verlegeplan werden alle Schüler ohne Zeiteintrag mit „keine Zeit“ markiert.
Achtung: Gruppen und Kurse werden nur im
Stundenplan eingeteilt, wenn die gesamte Gruppe bzw. Kurs gemeinsame
Zeiten hat.
Alle
Funktionen sind jeweils für den im Verlegemanager angezeigten
Verlegeplan gültig.
Stundenplanauswahl
unter
Hauptplan wird ihr
festgelegter Stundenplan angezeigt (der üblicherweise gültige
Plan)
unter
Aktuell wird der
Stundenplan der aktuellen Woche inkl. Stundenverlegungen angezeigt
unter
Kalenderwoche wird
der jeweilige Plan dieser Woche angezeigt
Mein Konto :
unter Daten können Sie alle Daten Ihres Accounts downloaden (Download TXT).
Sicherheitskopien ihrer Schülerdaten können mit Download CSV / Import CSV erstellt werden. Dies ermöglicht auch eine schnellere Eingabe der wichtigsten Schülerdaten ( Format beachten !)